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发挥管理体系策划的作用是提高管理体系有效性的突破口

放大字体  缩小字体 发布日期:2014-04-05  来源:中国食品工业协会冷冻冷藏食品专业委员会  浏览次数:47
核心提示:一、管理体系策划工作的重要性和存在的问题 1.管理体系策划工作的重要性 管理科学的基本原理告诉我们,策划是管理工作的第一步
       一、管理体系策划工作的重要性和存在的问题
       1.管理体系策划工作的重要性
       管理科学的基本原理告诉我们,策划是管理工作的第一步,“凡事预则立,不预则废”,有了良好的策划,通过组织、领导和控制,才有可能取得良好的绩效。策划的重要性在于能够让我们首先明确应该做哪些“正确的事”,进而指导我们如何“正确地做事”。如何与组织实际的管理基础相结合,科学合理地进行管理体系策划是我们应首先做的“正确的事”。
       实际上,不管是否引入管理体系标准,任何组织客观上都存在着一个管理体系。这个客观存在的管理体系可能在某些方面不尽科学和规范,组织引入管理体系标准,就是要引入标准中先进的管理思想和管理理念,应用科学的方法,在原有管理体系的基础上,通过有效地策划促进其进一步的规范和完善。组织在进行贯标认证时,需要首先考虑并解决原有的管理体系与标准之间的关系,使之有机结合、协调一致。置原有的管理体系不顾,重新建立一套所谓的满足标准的“管理体系”文件,必然造成管理体系的形式化和“两层皮”。
       目前,我们仍习惯于事后把关,处在管理体系有效性的“检验阶段”,难以将管理体系有效性工作纳入到正确的轨道上来。著名的质量管理大师戴明和田口玄一曾指出:产品质量首先是设计出来的,然后是生产出来的,但不是检验出来的。同理,提高管理体系的有效性,首先必须将工作重点转移到对管理体系的有效设计(策划)上来,从管理体系发展的现阶段而言,这显得尤为重要。
       2.管理体系策划工作的主要问题
       在以往十多年广大组织管理体系的建设中,如果问及管理体系策划是否需要,是否重要,相信不会有人质疑。但恰恰在此出现了重大问题,涉及管理体系的有关各方都会强调“策划”的作用,实际上却对管理体系策划缺乏正确的认识,以至于真正的管理体系策划过程被遗忘,致使管理体系策划活动缺失。
       或许有人说,我们贯标工作的计划安排就是开展的策划活动。其实不然,它实际上是对“贯标”工作的责任分工与任务部署,并非是对整个管理体系的科学策划。也有人说,策划的工作体现在管理手册中,但目前,大多数组织的管理手册是机械地按照标准条款的顺序进行编写,未能与组织的实际过程相结合,不能体现体系策划方案书的作用。具体表现如“策划”的《与顾客有关的过程控制程序》,仅描述了合同评审、签订过程活动,实际上销售部门在售前、售中、售后还有许多活动;又如“策划”的《生产和服务提供控制程序》,也未能涵盖公司在生产和服务方面的主要活动,包括资源配置、生产计划、生产准备、各工序生产控制、生产异常情况处理等方面。上述仅为“满足标准”取证而“策划”的相应文件,与组织实际情况完全脱离,从源头上形成了管理体系的“两层皮”。
       可以这样说,绝大多数贯标组织对ISO9001标准5.4条款的要求并未有效落实,正是因为策划工作的弱化和缺失,造成管理体系有效性差的被动局面。换言之,管理体系策划工作处于“悬空”状态,这种恍然大悟的感觉不能不使我们震惊!
       二、以有效的管理体系策划为突破口,编制真正起作用的管理手册
 
 
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